HADYEK İş Akışı

1. Bilimsel yaklaşımla Proje Yürütücüsünün temel amacı bir problemin çözümünü bulmak veya çözümüne katkıda bulunmaktır.
Problem?
Problemi en iyi şekilde tanımanın  yolu daha önceden yapılan çalışmaları incelemek, yeni veya ek bir çözüm için yeni bir metodla hipotezin kurulmasıdır.Hayvan deneyleri öncelikle tercih edilmeyen ancak bilimsel veri oluşturmanın önünün tıkandığında yapılması gereken bir prosedürdür. Problemlerim çözümü hayvan kullanmadan gerçekleşebilecekse öncelik hayvan dışı çalışmalardır.

Hayvanlarda yapılacak çalışmalar bizim bilimsel veri oluşturmamıza katkıda bulunacaksa; yapılması gereken, daha önce yapılan tüm çalışmalardan alınan kanıtların değerlendirilmesi ve en az sayıda deney hayvanı kullanarak bilimsel verinin üretilmesidir. Bu amaçla istatistiksel olarak anlamlı veya anlamsız olabilecek denek sayısını ise  Güç (Power) Analizi ile gerçekleştiriz.

Problem çözüm hayvan deneyi çalışmasından geçecek ise Yürütücü projesini hazırlarken hayvanların özelliklerini, nereden temin edileceklerini, prosedürlerin nerelerde hangi şartlarda gerçekleşebileceğini, hayvanların bakımı, takibi, hastalandıklarında tedavileri ve nihayetinde veri elde edildikten sonraki akibetlerinin ne olacağını öğrenmek durumundadır. Üniversitemizde DEHAM (Deney Hayvanları Uygulama ve Araştırma Merkezi) bu konuda uzmanlaşmış ekip barındırmaktadır ki, Yürütücülere bu aşamada danışmanlık verirler. Proje burada şekillenir. Biz bir yürütücünün çalışmasını bilimsel temellere oturtup otutmadığını yaptığı Güç analizi ve DEHAM da kullanılacak hayvanlara yönelik hazırladığı proforma fatura ile test edebiliriz.

Proje olgunlaşırken proje yürütücüsü bu konuda çalışma ekibini kurar ve projeye yapacağı katkılarıyla çalışmanın değerlenmesini sağlar. Çalışmacıların bir kısmı direk hayvanla temas halinde olurken diğerleri laboratuvar ve prosedür data analizlerini kimileri ise bilimsel çalışmanın makale haline dönüşmesine katkı verecek kişilerdir.

Neticede yürütücü projesini tanımlar, ekibini seçer, yürüteceği prosedürün mali desteklerini bulmak ve çalışmaya başlamak için projesini yazar ve öncelikle Hayvan çalışması yaptığı için HADYEKe sunar.

HADYEK projeleri belli standartlar kapsamında değerlendirmek için proje yazım formatından başlayarak veri üretimine en sağlıklı yoldan gidecek tüm usülleri incelemeye alır. HADYEK bir destek kuruluşu olmamakla birlikte projenin gerçekleşebileceği mali portreyi de değerlendirir. Yarım kalacak, desteği yetersiz olacak bir projeyi reddedebilir. Buradaki amaç her bir hayvandan elde edilecek verinin bir cana değmesini, bedel olmasını sağlamaktır. Ayrıca güdümlü çıkar ilişkileri içersinde olabileceğini düşündüğü ve bu konuda kurulun hem fikir olduğu durumlarda da projenin etik olmadığına karar verebilir.

Proje yürütücüsü Üniversitemizde HADYEK web sayfasında detaylarıyla açıklanan bir yol izler. Öncelikle Başvuru formunu eksiksiz doldurur onaylar ve ek olarak istenen belgelerle birlikte sıkıştırılmış bir klasör olarak EBYS HADYEK Başvuru kısmından giriş yaparak ilk resmi ve gizli başvurusunu yapar.

Başvuru formatı eksik ise, Yürütücüye eksiklikler bildirilerek geri gönderilir ve düzeltilmiş hali ile başvuryu tekrarlaması istenir. Proje değerlendirme hakemlerine gönderilmez.

Başvuru dosyası format olarak uygun ise doğrudan Raportör hakeme rapor düzenlemek üzere, diğer kurul üyelerine ise kurulda katkı vermek üzere EBYS üzerinden iletilir. Raportör dosyayı inceledikten sonra kurulda görüşülmeye uygun olmayan eksiklikler tespit ederse HADYEK’e EBYS üzerinden eksikliklerin tamamlanabilmesi için yazı gönderebilir ve HADYEK bunu proje yürütücüsünün kurul öncesindeki günlerde tamamlamasını sağlayabilir. Eksik bulmadığında Raportör Hakem değerlendirme formu en az bir gün öncesinde HADYEK’e EBYS üzerinden gönderir. Böylece Raportörün kurul öncesindeki düşüncelerinin kurul toplantısından sonra ne kadar değiştiği değerlendirilebilir.

Etik Kurul üyeleri en az 7 gün öncesinde gündemde görüşülecek dosyalar belirtilerek gündemli olarak davet edilir. Bu nedenle Her ayın 15. gününe kadar alınan dosyalarının o ay içerisinde karara bağlanması esas alınır. 15 . günden sonraki başvurular bir sonraki ayın gündeminde yer alacağından yürütücülerin zaman değerlendirmesini dikkate almaları önemlidir.

Her ayın son haftasında belirlenen gün Etik kurul toplandığında her bir Raportör söz alıp proje üzerinde görüşlerini bildirdikten sonra nihayi karar kurulun oylamasına açılır. Kararlar oy çokluğu ile alınır. Olumsuz oy kullanan üyelerin şerh koyması talep edilir. Ancak zorunlu değildir.

Kurul karar tutanağı imzalandıktan sonra Yürütücüye karar ayrı bir yazı ile iletilir ve bu yazı Resmi  Etik Kurul İzin Belgesi olarak ilgili makamlara sunulur. Kurul Karar Tutanağı ayrıca taranıp EBYS sistemindeki arşivde saklanır.

HADYEK fiziki belge oluşturmayacak ve arşivlemeyecektir. İlgili makamların denetimleri sırasında da EBYS arşiv sisteminden denetleme yapılacaktır.

EBYS sistemi üzerinden yürütücüler iki farklı Form kullanacaklardır. Bunlardan birisi HADYEK001 Başvuru Formu (İlk Başvuru sırasında kullanılır) diğeri ise Genel 015-Dilekçe formudur. Yazışmların GİZLİ konumunda hazırlanıp gönderilmesi gereklidir. HADYEK tarafından yazılan yazılara sekreterya tarafından hazırlanır ve HADYEK başkanı tarafındane-imza ile onaylandıktan sonra postalanır.